Czas na przesiadkę z tylnego siedzenia

Coraz więcej pracowników na dźwięk słowa “zmiana” lub “transformacja” reaguje jak na zagrożenie: walką lub ucieczką. Ludzie są już naprawdę zmęczeni ciągłym przystosowywaniem się do nowych warunków, a ilość zmian w ostatnich latach przekracza to z czym mierzyliśmy się dotychczas przez dekady. Co zrobić, by wykrzesać większy entuzjazm dla zmian?

Czy mamy dość zmian? Niedawne badanie Gartnera wykazało, że o ile w 2016 roku 74% pracowników było skłonnych wspierać zmiany organizacyjne, dziś ten odsetek wynosi już tylko 38%[1]. Zjawisko to koreluje również ze wskaźnikiem retencji – według badań, w organizacji zamierza pozostać mniej niż połowa pracowników doświadczających “ponadprzeciętnego zmęczenia”. W grupie, gdzie poziom zmęczenia jest niższy, pracy nie chce zmieniać 74% badanych.

Dlaczego tak się dzieje? Nie od dziś wiemy, że zmiany organizacyjne i transformacja cyfrowa wymagają przede wszystkim otwartego myślenia i odpowiedniego mindsetu ludzi, których rewolucja będzie dotyczyć. Ale na tym nie koniec – pracownicy w tym kontekście nie powinni być jedynie biernymi odbiorcami zmiany. O wiele lepsze rezultaty uzyskamy, jeśli zaangażujemy ich w cały proces. Jak argumentuje Gartner, przesadzenie pracownika z tylnego siedzenia na fotel drugiego pilota może mieć fundamentalne znaczenie dla sukcesu transformacji – 82% przebadanych pracowników chce być nie tylko “personelem”, ale przede wszystkim osobą, której głos jest słyszany.

● W 2022 75% organizacji wciąż działało w systemie “top-down” podczas procesu wdrażania zmian

● Przeciętny pracownik doświadczył 10 organizacyjnych zmian w 2022 r. w porównaniu do dwóch w roku 2016

● 57% menedżerów przyznaje, że na co dzień nie ma odpowiedniej wiedzy i zasobów by wspierać swoje zespoły w przechodzeniu przez zmianę

Czytając badania Gartnera dochodzimy do wniosku, że tradycyjne zarządzanie zmianą w systemie top-down powoli się zużywa. Potrzebujemy nowego podejścia, które angażuje ludzi i postrzega ich jako element niezbędny do wdrożenia innowacji.

Oto trzy moim zdaniem najważniejsze elementy zwiększające sukces w obszarze zarządzania zmianą:

Określ kluczowe ramy projektu i włącz pracowników w podejmowanie decyzji

Aby oddać ludziom część odpowiedzialności za zaplanowanie zmian, warto wyposażyć ich w swoisty “szablon / ramy danego wdrożenia”, jasno i wyraźnie określający timeline, założenia i pożądany rezultat zmiany. Pracownik, który będzie współwłaścicielem, a nie tylko wykonawcą czy obserwatorem zmian, łatwiej zaakceptuje zmieniające się warunki.

● Zaangażowanie ludzi w proces zmian i zachęcenie ich do dzielenia się pomysłami zwiększa sukces zmian o 15%.

● Warto rozważyć tutaj przejście od demokracji do merytokracji – systemu, w którym wygrywa najlepszy pomysł, niezależnie od kogo pochodzi. Nie zawsze to jest możliwe, ale pamiętaj, że to grupa dokonuje wstępnej selekcji najlepszych rozwiązań i to z nich wybiera te, które będą realizowane.

● Takie podejście wymusza większą przejrzystość podejmowania decyzji (łatwo prześledzić kolejne kroki w procesie), co zwiększa też poziom akceptacji dla zmiany.

Przenieś cześć odpowiedzialności za planowanie wdrożenia na zespoły

● W przypadkach, gdy to pracownicy są odpowiedzialni za planowanie wdrożenia, szanse na sukces zmian wzrastają o 24%.

● Jeśli lider jest “właścicielem zmian” i sam decyduje o tym, jak i kiedy je wdrożyć, ludzie czują większy opór i mogą być mniej chętni, by zaakceptować inicjatywę.

Zarządzanie zmianą w procesie transformacji cyfrowej jest kluczowe dla jej powodzenia i zaczyna się od Twojego zespołu. Upewnij się, że pracownicy mają możliwość zgłaszania pomysłów i dawanie feedbacku zanim dokonasz jakichkolwiek zmian. Oni muszą zaakceptować zmianę – i zrozumieć, jakie korzyści niesie – by cała inicjatywa się powiodła – Steve Smith, Esker

Postaw na komunikację i szczery feedback

● Niezwykle ważne w kontekście zmian jest angazowanie pracowników w dzielenie się szczerymi opiniami na temat zmian. Pamiętaj, że ludzie nie muszą “lubić” zmiany, ważne jest, by rozumieli, po co się ją przeprowadza i czuli się w nią zaangażowani.

● Można wykorzystać tu wiele metod, takich jak ankiety, otwarte dyskusje w stylu town hall, sesje Q&A czy głosowanie. Najważniejsze, by rozmowy były dwukierunkowe i dotykały tematów, na których ludziom naprawdę zależy. Wdrożenie tych elementów do komunikacji zwiększa szansę na powodzenie wdrożenia zmian o 32%.

Czy zgadzacie się, że zarządzanie zmianą w systemie top-down przestało być już skuteczne? A co z twierdzeniem, że nowe podejście z zaangazowaniem pracowników zwieksza czas każdego wdrożenia zmiany od 30 do 50%?

Zachęcam do dyskusji i zostawienia komentarza.

Wszystkie dane liczbowe w artykule pochodzą z raportu firmy Gartner. [1] This New Strategy Could Be Your Ticket to Change Management Success, Gartner, https://www.gartner.com/en/articles/this-new-strategy-could-be-your-ticket-to-change-management-success